2022/04/22
こんにちは、整理収納ソムリエのだーかねです。
さて、4月になりましたね。
多くの会社で3月決算を終え、新しい期に突入していることと思います。
期が変わると、転勤、昇進、異動などで名刺交換する機会が増えますね〜。
そうです。
今回は名刺についてのお話です。
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現状
名刺って無限に増え続けていませんか？
私は会社員時代、約4,000枚持っていました。
部署柄、取引先の方からの訪問が多かったので、当然名刺交換の頻度は高く、かなりのペースで増えていきました。
それでも、
1)内容変更による再度の名刺交換の場合は旧名刺を廃棄。
2)明らかに二度と取引しないと判断出来た場合は廃棄。
3)退職した場合は廃棄。
などのオリジナル基準を作って名刺管理をしていました。
それらの基準を作っていなかったら自分が退職するまでに何枚になっていたことか。。。
上記枚数でも保管しておく場所に一苦労しましたからね。
しかしながら、こうやって自主的に名刺を管理している人ってそんなに多くない印象です。
整理
部署によりけりですが、たくさんの名刺交換をする人でなければ、名刺自体がそんなに増えていかないので、名刺交換してそのまま全て保管している人も結構います。
でも、よく考えてみて下さい。
例えば、もう縁のない人の名刺を保管し続けて意味がありますか？
ないですよね。
まだ保管スペースがあるから何も気にせずどんどん保管していくのではなく、あくまでも必要か不必要かで保管の判断をするようにしましょう。
期限
1年or2年会っていなかったら、廃棄しましょう。
期間は職種によって異なるので、冷静に考えて自分に合った期間を決めて下さい。
ただ、長い間保管していないと何となく不安になったり、単純な未練だったりで保管期間を長く設定するのはやめましょう。
そこに何も意味はありません。
変更
名刺内容変更による、再度の名刺交換をしたら、旧名刺は廃棄しましょう。
その他
・二度と会わない（取引しない）と判断出来た場合は廃棄。
・退職した場合は廃棄。
このような感じで私が当初定めていたオリジナル基準に似ていますが、中でも期間を設けると言うことが最も大事です。
そして期間を把握するためには、名刺交換をした日を裏面に書き込んでおくようにしましょう。
収納
不必要な名刺を廃棄したら、今度は収納です。
収納方法って大きく分けて2種類あると思います。
アルバムタイプか箱タイプか。
アルバムだと1枚1枚ポケットに入れないといけないし、不要になった名刺を廃棄したら歯抜けになってしまうし、そして大きいスペースをとってしまいます。
メリットは一覧で見ることが出来るぐらいかなと。
それに比べて箱の場合だと、名刺を加えるのが楽だしスペース取らないし。
一覧で見ることは出来ないけど、一覧で見る必要性はそもそもないかなと。
と言うことでオススメはこれです。
アプリの活用
更に便利に使いこなしたい人には、アプリの活用がいいと思います。
アプリを使って名刺をデータ化し、スマホからでもパソコンからでも確認出来るようにします。
一度データ化すれば紙の名刺は廃棄してしまえばいいので、とても身軽になりますよね。
私もEightと言うアプリを使用しています。
名刺を登録した方とアプリ上で繋がれば、名刺に変更があって再登録した場合、繋がっている相手にもそれが反映されるのでとても便利です。
さいごに
たかが紙の集合体で大したことないと考えて何もしなければしないほど、あとで整理する時に大変になります。
溜まり過ぎて困ってしまう前に、適切な時期に見直す癖をつけましょう。
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